I.     QUI ĐỊNH CHUNG

Thông tin trong nội bộ BM được thực hiện qua các hình thức văn bản gửi trực tiếp tới người nhận, niêm yết tại VPBM, email, đăng tải trên website của BM, tin nhắn và thông báo miệng. Các hình thức thông tin trên được sử dụng linh động, kết hợp lẫn nhau tùy tính chất và tầm quan trọng của thông tin nhằm mục đích thông tin được đưa đến mỗi CBVC của BM một cách nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên ưu tiên hình thức email, đăng tải trên website của BM và niêm yết tại VPBM.

Các văn bản lưu hành trong BM bao gồm: các văn bản nội qui, qui định nội bộ, thông báo, lịch giảng (ĐH và SĐH), các văn bản khác.

Các văn bản được soạn thảo bằng Windows Word hoặc chuyển định dạng sang pdf hoặc scan lưu dưới dạng file hình ảnh jpeg (nếu là văn bản cấp trên đưa về cần thông báo rộng rãi cho CBVC biết).

BM có một địa chỉ email và một website để gửi và nhận thông tin liên quan đến công tác chung của BM.

Mọi CBVC trong bộ môn cần có địa chỉ email để BM liên lạc. Thường xuyên mở email để nhận thông tin từ BM.

II.    THÔNG TIN ĐI TỪ BỘ MÔN

Các văn bản cần thiết có chữ ký của BCN sẽ được gửi trực tiếp tới người nhận.

Đối với các văn bản hoặc TB có thể gửi qua email, một bản được in có chữ ký của BCN để thông báo tại VPBM và lưu, file điện tử của văn bản sẽ gửi tới các CBVC trong BM cần được thông báo qua đường email và đăng tải trên website của BM.

Các thông báo mời họp cần được gửi sớm, chậm nhất là 3 ngày trước cuộc họp trừ những cuộc họp khẩn. Các lịch giảng ĐH, SĐH được TB cho Giảng viên mỗi 2 tuần hoặc trước mỗi chứng chỉ.

TB bằng tin nhắn hoặc điện thoại được thực hiện trong trường hợp cần thiết.

III.    THÔNG TIN TỪ CÁ NHÂN ĐẾN BỘ MÔN

Phản hồi từ CBVC tới BM (bài giảng, bài báo, thông tin khác…) sẽ được gửi về địa chỉ email chung của Bm hoặc địa chỉ email của người được BCN giao phụ trách vấn đề liên quan. Cũng có thể gửi phản hồi tới BM từ website của BM (vào http://bomongoaiydhue.net/liên hệ-góp ý).

Các loại giấy tờ từ CBVC gửi lên BCN nếu có yếu tố pháp lý (đơn, thư…) thì cần thực hiện bằng văn bản có chữ ký của cá nhân.